Data Protection – KMBS Europe – Portale Clean Planet Program
22.03.2019
Quando si utilizza questo servizio, raccogliamo, elaboriamo e utilizziamo i dati personali. Poiché la protezione della privacy dei nostri utenti durante l'utilizzo di questo servizio è importante per noi, vorremmo informare gli utenti su quali dati personali trattiamo durante la fornitura del servizio.
1 Dettagli di contatto del Responsabile della protezione dei dati
Il responsabile del trattamento dei dati richiesti per fornire il servizio è:
Konica Minolta Business Solutions Europe GmbH (“KMBS Europe”)
Europaallee 17,
30855 Langenhagen,
Germany
Telephone: +49-511-7404-0
E-mail: info@konicaminolta.eu
è possibile il contattare il Data Protection officer all'indirizzo email dataprotection@konicaminolta.eu
KMBS Europe fornisce questo servizio centralmente per conto di tutte le società affiliate partecipate di KMBS Europe ("Affiliati KMBS") contrattualmente obbligati a fornire il servizio ai rispettivi clienti.
2 Raccolta e uso dei dati personali
2.1 Utilizzo generale del servizio
Quando si utilizza il servizio, elaboriamo automaticamente determinate informazioni. Ciò include: l'indirizzo IP o l'ID dispositivo assegnato al rispettivo dispositivo dell'utente finale, che è necessario per la trasmissione del contenuto richiesto (ad es. In particolare contenuto, testi, immagini e informazioni sul prodotto, nonché file resi disponibili per il download, ecc.) , il tipo di dispositivo dell'utente finale, l'URL dei servizi precedentemente visitati, il tipo di browser e il sistema operativo utilizzati e la data e l'ora di utilizzo.
Questo trattamento dei dati avviene al fine di facilitare l'uso del servizio.
Conserviamo queste informazioni per un massimo di un mese allo scopo di riconoscere e perseguire un uso improprio.
A parte questo, eliminiamo o anonimizziamo questi dati di utilizzo, inclusi gli indirizzi IP, senza indebito ritardo non appena non sono più necessari per gli scopi sopra menzionati.
Il trattamento dei dati viene effettuato sulla base di disposizioni legali che autorizzano il trattamento dei dati perché è necessario per la fornitura del servizio all'utente (art. 6 cpv. 1 (b) GDPR) o perché abbiamo un interesse legittimo nel salvaguardare la sicurezza e la funzionalità del nostro servizio nonché il suo corretto utilizzo senza che l'interessato abbia un interesse prevalente (art. 6 cpv. 1 (f) GDPR).
2.2 Account utente (registrazione e accesso)
Per utilizzare il nostro servizio, è necessario impostare un account utente.
Quando si registra un account utente, è necessario fornire le seguenti informazioni (congiuntamente "Dati del cliente"):
· Nome e cognome
· Un indirizzo e-mail e un numero di telefono validi
· Nome dell'azienda del cliente e della filiale
· Indirizzo o più indirizzi (indirizzo, città, codice postale, paese)
Quando si configura un account utente, è necessario creare una singola password. Questa password può essere modificata in qualsiasi momento.
Per accedere a un account utente, è necessario inserire i seguenti dati:
· Identificazione dell'utente (indirizzo e-mail fornito durante la registrazione)
· Password
Il trattamento dei dati viene effettuato sulla base di disposizioni di legge che autorizzano il trattamento dei dati poiché è necessario per la fornitura di questa funzionalità all'utente (art. 6 cpv. 1 (b) GDPR).
2.3 Inserimento, esecuzione e fatturazione di ordini
Il servizio consente l'ordinedi determinati servizi. Quando viene effettuato un ordine sul nostro servizio, raccogliamo ulteriori dati oltre ai Dati del cliente. A seconda del servizio richiesto e dello stato di elaborazione, questi dati possono includere le seguenti informazioni (congiuntamente "Dati dell'ordine"):
· Numero d'ordine
· Messaggi e comunicazioni relativi all'ordine
· Lo stato dell'ordine
· Opzionale: nome e dettagli di contatto di un'altra persona di contatto presso il cliente
Utilizzeremo i Dati dell'ordine e i rispettivi Dati del cliente per fornire il servizio richiesto (ad es. Pianificazione di un ritiro, creazione della documentazione richiesta ecc.). Utilizzeremo l'indirizzo e-mail fornito per confermare la ricezione dell'ordine e per ulteriori comunicazioni relative all'ordine. A seconda dei particolari dettagli contrattuali tra ciascun cliente e l'affiliato KMBS rispettivamente competente, queste informazioni possono essere trasferite all'affiliato KMBS rispettivamente competente ed essere ulteriormente elaborate ai fini della fatturazione.
Qualsiasi ordine effettuato può essere tracciato nel rispettivo account utente.
Gli ordini vengono eseguiti da un fornitore di servizi esterno. Questo fornitore di servizi è:
TechProtect GmbH (“TechProtect”)
Max-Eyth-Straße 35
71088 Holzgerlingen
Germany
In questo contesto, i dati di ordini e clienti verranno quindi trasferiti a TechProtect al fine di eseguire gli ordini richiesti.
A seconda della posizione dei clienti, TechProtect potrebbe dover commissionare ulteriori fornitori di servizi per eseguire l'ordine richiesto. In tal caso, i rispettivi Dati di ordine e cliente saranno trasferiti a tali fornitori di servizi per consentire l'esecuzione dell'ordine richiesto.
Questo trattamento dei dati del cliente e dell'ordine viene effettuato sulla base di disposizioni legali che autorizzano il trattamento in quanto è necessario per l'esecuzione del servizio e gli ordini richiesti (art. 6 cpv. 1 (b) GDPR).
I dati degli ordini (ordini passati, cronologia degli ordini, documenti correlati) sono memorizzati e sono accessibili nel rispettivo account utente e saranno cancellati in conformità con gli obblighi di conservazione previsti dalla legge, tuttavia in ogni caso non oltre 10 anni dopo la fine del rispettivo anno civile.
2.4 Richieste di contatto e assistenza
Il servizio consente di inoltrare richieste di contatto generali o di servizi specifici. Quando comunichiamo tramite il nostro servizio, elaboreremo i rispettivi Dati del cliente nonché le informazioni aggiuntive che il rispettivo utente ci fornirà (ad esempio il contenuto del messaggio).
Elaboriamo tali informazioni per rispondere alle domande. Questo trattamento viene effettuato sulla base di disposizioni legali che autorizzano il trattamento in quanto è necessario al fine di elaborare le indagini (art. 6 cpv. 1 (b) GDPR).
Dopo la risposta finale a una richiesta, eliminiamo la richiesta e le informazioni relative alla loro gestione entro un periodo di tre anni dalla fine del rispettivo anno civile.
2.5 Cookies
I cookie sono file di testo contenenti informazioni archiviate sui computer degli utenti. Utilizziamo i cookie per aumentare la funzionalità del nostro servizio e per semplificare l'utilizzo del nostro servizio. Attraverso l'uso dei cookie, possiamo fornire i dati di accesso come preimpostazione personale la volta successiva che un utente visita il servizio, il che rende possibile, ad esempio, memorizzare le password degli utenti.
Pertanto, utilizziamo i cosiddetti cookie di sessione per mantenere una sessione di accesso. I cookie di sessione sono piccole unità informative in cui è memorizzato un numero di identificazione generato casualmente, il cosiddetto ID di sessione. Inoltre, un cookie di sessione memorizza informazioni sulla sua origine e sul periodo di conservazione. Questi cookie non possono memorizzare altri dati. I cookie di sessione verranno eliminati al più tardi entro 24 giorni.
Il trattamento avviene sulla base di norme legali che consentono il trattamento in quanto è necessario per la fornitura prevista e completa del servizio e delle funzionalità ivi offerte (art. 6 cpv. 1 (f) GDPR).
Il servizio può essere utilizzato anche senza cookie. La maggior parte dei browser Internet accetta automaticamente i cookie. Per impedire la memorizzazione dei cookie, ciascun utente può selezionare "non accettare i cookie" nelle impostazioni del proprio browser. Fare riferimento alle istruzioni del produttore del browser per scoprire come funziona in dettaglio. I cookie già memorizzati possono essere eliminati in qualsiasi momento. La mancata accettazione dei cookie può tuttavia comportare restrizioni funzionali dei nostri servizi.
3 Divulgazione dei dati
Oltre agli altri casi menzionati nella presente informativa sulla protezione dei dati, la divulgazione dei dati personali può avvenire solo nei seguenti casi:
3.1
Alle autorità giudiziarie e, se necessario, per indagare sull'uso illegale o abusivo del servizio. Tuttavia, ciò si verifica solo se esistono indicazioni specifiche per l'uso illegale o l'uso improprio. Una divulgazione può anche avvenire se ciò serve a far rispettare i termini e le condizioni per l'uso del servizio o altri accordi o, se necessario, per far valere, esercitare o difendere azioni legali.
3.2
Siamo inoltre tenuti per legge a fornire informazioni a determinate agenzie governative. Queste sono le autorità penali, le autorità pubbliche che perseguono i reati amministrativi sanzionati con multe e le autorità fiscali.
3.3
Nella misura necessaria per elaborare una richiesta o un ordine e, nel caso di funzioni aziendali centralizzate o esternalizzate, i dati personali possono essere trasferiti agli Affiliati KMBS per le finalità sopra indicate.
3.4
Di tanto in tanto possiamo fare affidamento su terzi contrattati o altri partner e fornitori di servizi esterni come fornitori di servizi IT, consulenti aziendali e istituti finanziari per soddisfare gli scopi qui descritti o per fornire i nostri servizi. In tali casi, i dati personali possono essere condivisi con questi destinatari.
3.5
Nel corso dell'ulteriore sviluppo della nostra attività, è possibile che la struttura della nostra società cambierà modificando la forma legale, stabilendo, acquistando o vendendo filiali, divisioni o parti della società. In caso di tali transazioni, i dati personali vengono trasmessi insieme alla parte dell'azienda che viene trasferita. Nel caso di ciascuna divulgazione di dati personali a terzi, come sopra descritto, ci assicuriamo che ciò avvenga in conformità alla presente informativa sulla protezione dei dati e alle leggi applicabili sulla protezione dei dati.
3.6
Nella misura in cui i destinatari di cui alle sezioni da 3.3 a 3.5 sono entità al di fuori dell'UE o del SEE, garantiremo un livello adeguato di protezione dei dati, ad esempio stipulando contratti adeguati o sulla base di certificazioni appropriate del rispettivo destinatario.
4 Diritto di accesso / Ulteriori diritti degli interessati
Gli utenti hanno il diritto di ottenere informazioni in qualsiasi momento sui dati personali memorizzati su di loro. Possono inoltre avere diritto ai seguenti diritti nel caso in cui siano rispettati i rispettivi requisiti:
Diritto alla rettifica: diritto alla correzione di dati personali falsi.
Diritto alla cancellazione: diritto di richiedere la cancellazione dei dati personali, ad esempio se i dati personali non sono più richiesti per gli scopi per i quali sono stati raccolti o altrimenti trattati.
Diritto alla limitazione del trattamento: diritto di richiedere la limitazione del trattamento dei dati personali; in tal caso, i dati verranno bloccati per qualsiasi elaborazione. Questo diritto esiste in particolare se si discute dell'accuratezza dei dati personali.
Diritto alla portabilità dei dati: se trattiamo i dati personali per adempiere a un contratto con un utente o sulla base del consenso, gli utenti hanno il diritto di ricevere i loro dati personali in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da una macchina, fornito e nella misura in cui ci hanno reso disponibili i dati.
Inoltre, gli utenti possono opporsi al trattamento dei propri dati personali per motivi derivanti dalla loro particolare situazione. Tuttavia, ciò si applica solo nei casi in cui trattiamo i dati per soddisfare un interesse legittimo di KMBS Europe o di una terza parte (in particolare gli affiliati KMBS). Se l'utente può indicare tale motivo e non possiamo far valere un interesse convincente e prevalente per l'ulteriore elaborazione, non elaboreremo ulteriormente questi dati per i rispettivi scopi.
Ciò non pregiudica gli altri diritti di opposizione descritti nella presente informativa sulla protezione dei dati.
Se gli utenti desiderano far valere uno dei diritti sopra menzionati o se hanno domande su come proteggiamo o elaboriamo i dati personali, possono contattarci via mail (Konica Minolta Business Solutions Europe GmbH, Europaallee 17, 30855 Langenhagen, Germania) o tramite e-mail via info@konicaminolta.eu. Dopo la risposta finale di una richiesta, eliminiamo la richiesta con un periodo di tre anni dopo la fine del rispettivo anno civile.
Gli utenti hanno inoltre il diritto di presentare un reclamo in qualsiasi momento a un'autorità di controllo, in particolare un'autorità di controllo nello Stato membro in cui si trovano, lavorano o nel luogo di presunta violazione, se ritengono che il trattamento dei dati personali che li riguardano viola le leggi applicabili sulla protezione dei dati.
5 Cancellazione dei dati personali
Salvo quanto diversamente descritto nella presente informativa sulla protezione dei dati, conserveremo i dati personali solo per il tempo necessario a raggiungere gli scopi indicati nel presente documento o nell'ambito di un periodo di conservazione previsto dalla legge; in quest'ultimo caso, bloccheremo i dati personali interessati per altre operazioni di trattamento.
6 Modifiche alla presente Dichiarazione sulla protezione dei dati
Ci riserviamo il diritto di modificare periodicamente la presente informativa sulla protezione dei dati e di apportare modifiche alle quali trattiamo i dati personali. La versione corrente dell'informativa sulla protezione dei dati è sempre disponibile sotto questo link.